Das erste BarCamp in Bonn (aus Organisationssicht) #bcbn15

Wo fängt die Geschichte des BarCamps Bonn an? Beim Einrichten meines Twitter-Accounts über den ich dann Karin und Johannes zuerst kennen gelernt und später auch persönlich getroffen habe? Beim Sammeln von Bonner Blogs, einer gemeinsamen Leidenschaft von Karin und mir, die dann in den Aggregator BonnerBlogs.de mündete? Bei den Treffen der IronBlogger Bonn und der Arbeit in der Redaktion von Bundesstadt.com mit Johannes? Beim Eindruck, dass es so viele tolle Blogs, Tweeps, Initiativen und Veranstaltungen in Bonn gibt, die aber irgendwie nicht so richtig sichtbar werden und die untereinander noch nicht stark genug vernetzt sind? Das sind alles Wurzeln der Idee eines BarCamps für Bonn gewesen.

Warum ein BarCamp Bonn?

Ich hatte schon lange den Eindruck gewonnen, dass in Bonn auf digitaler Ebene richtig viel los ist und dass es fantastisch sein müsste, wenn all diese Leute einmal aufeinander treffen, sich vernetzen und Projekte starten. Erst kurz vor dem BarCamp gab es wieder so eine Situation: ich war beim Webmontag und habe dort den Vortrag des JavaScript-Entwicklers Jens Arps gehört, der über Oculus Rift, einer Virtual-Reality-Brille und ihrer Programmierung gesprochen hat.

Dann war ich ein paar Tage später mehr zufällig beim ersten Dorkbot Bonn in der offenen Werkstatt im Haus Müllestumpe und dort hatte der Organisator seinen selbstgebauten 3D-Drucker mitgebracht, mit dem er eine VR-Brille selbst gedruckt hatte, in die er sein Handy legen konnte und über Linsen und die Sensoren im Handy ebenfalls eine Virtual-Reality-Brille quasi kostenlos gedruckt hatte. Leider lief bei ihm die Software auf dem Smartphone nicht so wie sie sollte. Und dann gab es noch einen Jugendlichen, der sich mit der Software Blender auskannte und aus OpenStreetMap einen 3D-Flug über Bonn generieren konnte…

Was wäre möglich, wenn man diese Leute zusammenbringt und dort nicht aufhört, sondern nach den Bedürfnissen der Bonner fragt, auch diejenigen, die nicht so digital affin sind. Das wäre doch fantastisch. Entstehen könnte eine 3D-Virtual-Reality-App für Bonn, mit einer Brille, die man sich z.B. in einer Bibliothek oder im Knauber 3d-ausdrucken lässt und danach was weiß ich für witzige Dinge damit machen kann. Vielleicht fällt ja den Fasionbloggern ein, wie man das Ding hübscher macht?  Das soll nur ein kleines Beispiel sein für die Potentiale, die ich in der Vernetzung dieser Menschen sehe. Darum war die Idee eines BarCamps zur Vernetzung so wichtig.

Wie Ideen so entstehen

Die Geschichte des BarCamps Bonn geht aber früher los, nämlich, wie so viele gute Dinge, die im Netz passieren, bei der re:publica 2014 (5.-9. Mai 2014). Die re:publica ist DIE Netzkonferenz, quasi das Vorbild. Und genau dort saßen wohl Karin und Johannes irgendwo, inspiriert von Vorträgen und den vielen Ideen die dort rumschwirren und so schickte mir Karin eine Email:

Hallo,

Während wir auf dem Bierbänken saßen, sagte Johannes, dass er gerne ein BarCamp machen möchte. verantwortlich: du, ich, er.

Find ich gut :-)

Fand ich schon dreimal so gut. Und schon war ein Doodle eingerichtet, mit dem wir einen Termin planten. Am 21. Mai 2014 trafen wir uns also zum ersten Mal in Karins Lieblingskneipe Rosa Lu um unsere Ideen zusammenzubringen. Nach ein paar weiteren Emails, Hangouts, Tweets und Treffen wollten wir dann am 4. Juni 2014 dann das K.I.T. Bonn starten. Kreativ. Inspirierend. Treffen. Bonn. Häh? ;)

Die Grundabsicht, die wir mit dieser Veranstaltung hatten, war bei uns allen gleich, egal, wie der Name war.

Teamwork mit Karin und Johannes

Im Nachhinein bin ich ganz glücklich, dass wir manche der vielen Ideen dann auch wieder verworfen haben. :) Aber genau das hat unsere Zusammenarbeit in den letzten Wochen ausgemacht, dass wir im Team super zusammen gearbeitet haben, dass wir viele Ideen hatten und mindestens so viele Ideen wieder verworfen haben. Wir haben nie gefragt, ob einer mehr oder weniger gemacht hat, sondern wir haben klare Aufgaben, verbindliche Zusagen und regelmäßige Treffen gehabt. Die Arbeitslast war gar nicht mal so hoch, wie man das denken könnte, da wir nicht nur uns gegenseitig unterstützt haben, sondern nur von dieser Idee erzählen mussten und quasi sofort Unterstützungsangebote von allen Seiten kamen, sei es von Seite der Initativen, der Blogger oder der Sponsoren und wir natürlich jeweils ein etwas anderes lokales Netzwerk haben, dass wir aktivierten. Dazu kommt, dass wir natürlich alle digitale Tools nutzen und trotzdem persönliche Treffen schätzen. Einmal mit Profis! :)

https://twitter.com/Pixelponyo/status/532087331906650112

Am 15. November 2014 haben wir uns bei Adi getroffen um dann offiziell eine GbR zu gründen, also eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Auch das Thema Veranstaltungshaftpflicht hatten wir im Blick, denn es kann immer etwas schief gehen, sei es, dass etwas kaputt geht oder im allerschlimmsten Falle, dass sich jemand verletzt. Ich war daher nach dem BarCamp sehr erleichtert, dass niemandem etwas passiert ist. Die steuerlichen, finanziellen und vertraglichen Fragen waren und sind bei Johannes und seiner Frau in besten Händen.

Digital-vernetztes Arbeiten: Wie organisiert man ein BarCamp?

Zur Arbeitsweise: Einerseits haben wir uns oft in Restaurants und Kneipen getroffen. WLAN gab es leider keins (Freifunk, Freifunk!), aber wir kamen auch mit Notizblock, LTE und manchem Speis und Trank gut voran. Dann gab es regelmäßige Videokonferenzen mit Skype, zuerst alle paar Wochen, zuletzt einmal wöchentlich, einem Videokonferenz-Werkzeug. Wir richteten eine gemeinsame Dropbox für die Dateiverwaltung ein und nutzen Wunderlist für unsere To-Dos. Dazu kamen dann natürlich Blog und soziale Medien für Kommunikation und Dialog. Bei unseren virtuellen Team-Meetings haben wir uns einfach durch die To-Do-Liste von oben nach unten durchgearbeitet und wenn nötig, neue To-Dos hinzugefügt. Ticketing lief über Eventbrite, was mir nicht billig erschien, aber dafür meinem Eindruck nach einwandfrei lief.

https://twitter.com/Johannes/status/507250910108844033

Ich war später die Schnittstelle zu unserem Kooperationspartner Björn Müller-Bohlen beim Forum Internationale Wissenschaft, der ebenso fit war in Sachen digitaler Zusammenarbeit: Für das Forum nutzt er das Projektmanagementtool OnlyOffice. Es ist nicht besonders schick, aber es ist effektiv und günstig und bot mir die Möglichkeit direkt mit dem FIW die Veranstaltungsplanung zu organisieren. Es war einfach ein fantastischer Support vom Forum Internationale Wissenschaft, anders kann man es nicht sagen. Professionell bis ins letzte Detail, dabei immer Spaß an der Sache und die Grenzen der Möglichkeiten auslotend.

Bis ich jedoch Björn kennen gelernt und von der Idee erzählt hatte, und er uns recht schnell zugesagt hat, war die Raumsuche in Bonn kein leichtes Unterfangen. Versucht mal Orte in Bonn zu finden, wo das BarCamp sonst hätte stattfinden können? So viele gute Alternativen hat es nicht gegeben. Aber dieses Jahr waren wir mit der Location und dem Team dahinter wirklich absolut sorgenfrei.

Der Ticketvorverkauf gab im Vorfeld schon mal ein ganz gutes Gefühl über das Interesse am Thema. Uns war auch wichtig, dass genügend Tickets übrig bleiben für Leute, die auf nicht-digitalem Wege von der Konferenz erfahren und potentiell nicht so internetaffin sind, damit genau die Vielfalt abgebildet wird in Themen und Ideen. Schön war auch die Partnerschaft mit der Stadt Bonn, die uns half Flyer in der ganzen Stadt auszulegen.

Und irgendwann kam dann ein Punkt in der Vorbereitung, wo man merkte, das läuft jetzt einfach. Es gab nur noch wenige To-Do-Punkte, wir hatten noch Wochen Zeit, wir konnten die Feinarbeit machen und noch kleine nette Ideen umsetzen wie z. B. den Fotodrucker im Glasgang. Ich hatte schon eine erste Ahnungen davon, dass das gut werden würde. Ein bisschen Unsicherheit bleibt natürlich immer. Sicher war ich mir am Vorabend, bei dem Björn nur sagte, dass alle richtig Bock auf die Veranstaltung haben, selbst die Mitarbeiter vom Veranstaltungsservice. Nachdem wir die letzten Dekorationen aufgehangen und aufgestellt haben, haben wir noch gemütlich eine Pizza im Forum gegessen und die Ruhe vor dem Sturm genossen.

Das BarCamp Bonn beginnt

Und dann war es der 28. Februar 2015 und es war BarCamp-Tag! Danach bleibt in meiner Erinnerung nicht mehr viel übrig. Mein Gefühl war den ganzen Tag eine Mischung aus freudiger Anspannung (Wird alles klappen? Kann man noch was besser machen?) und Gelassenheit (weil es jetzt einfach laufen muss wie es geplant war), eine sehr seltsame Mischung. Ich schaute ab und zu in den Räumen vorbei um zu sehen, ob alles funktioniert und um die Sessionteilnehmer mit der Triangel an die Zeit zu erinnern, aber wir hatten auch Raumengel, die alles im Griff hatten. Bei WhatsApp hatten wir eine Gruppe mit dem Organisationsteam eingerichtet und es konnte auf jede Situation und Frage sofort reagiert werden. Die Helfer taten ebenfalls überall einen hervorragenden Job. Es gab keine größeren Probleme am Tag, wirklich nur Möglichkeiten zum Finetuning.

Was ist eigentlich ein BarCamp?

Danke an Hakan Cengiz, der ins interviewt hat. Die anderen Interviews findet ihr auf seiner Facebook-Seite.

https://www.facebook.com/video.php?v=859251030784364&set=vr.859251030784364&type=2&theater

Planung und Ablauf der Sessions

Die Vorstellung der Teilnehmer und die Sessionplanung war für mich wie eine Zeitreise. Ich erinnere mich an 9:30 Uhr, danach war es innerhalb weniger Minuten 11:30 Uhr. Klar, es haben sich über 150 Leute vorgestellt, danach wurden 40 Sessions vorgeschlagen, von denen aber nur 30 stattfinden konnten. Die Verteilung von Sessions auf Räume und Zeitslots war wirklich interessant, denn es ist ein Puzzle aus potentiellen Teilnehmerzahlen, Raumgrößen und -eigenschaften, von Sessionart und das ganze noch mal integriert in einen größeren Zusammenhang von Themen, Rahmenprogramm (Mittagessen, z.B.) und den parallel laufenden Sessions. Ich hätte dort mehr Kritik erwartet, aber scheinbar hat es ganz gut geklappt. Nur ganz selten waren die Räume leicht überfüllt, was aber auch nur hieß, dass nicht alle sitzen konnten. Wer Interesse hatte, konnte auch dabei sein, so mein Eindruck, auch wenn ich selbst nur eine Session besucht habe.

Manchmal war ich überrascht, dass Themen nicht so viele Interessenten fanden, wie ich das erwartet hätte. Für mich ist es auch noch eine Erinnerung, dass die Sessionvorschlagenden sich bei der Vorstellung am Morgen Mühe geben müssen, dann das ist eine der entscheidenden Punkte, ob Eure Session stattfindet oder nicht. Erklärt Euer Thema und die Relevanz für die Anwesenden in kurzer Zeit. Schreibt auf die Karte einen Titel, den jeder versteht und der neugierig macht, wenn man ihn auf dem Sessionplan liest. Ich war jedenfalls begeistert über die Vielfalt und die Vielzahl der angebotenen Themen. Dafür gebührt ein großer Dank an die ganze BarCampBonn-Community, denn wir konnten nur den Rahmen bieten, der ohne Euch leer geblieben wäre.

https://twitter.com/KESchaefers/statuses/571608256881295360

Abschied und Feedback

Nach viel Input für Kopf und Bauch war ich dann am Ende des Tages auch platt. Karin und ich moderierten die Abschlusssession und verlosten noch Bücher, sprachen unseren Dank für die Sponsoren, Helfer und Teilnehmer aus und dann passierte etwas, was ich so auch noch nicht erlebte hatte: Standing ovations.

https://www.flickr.com/photos/saschafoerster/16681263252/in/set-72157648779473893

Feedback

Ich muss zugeben, dass mich das wirklich geflasht hatte. Ich wusste, dass die meisten einen guten Tag erlebt haben, wir haben auch viel Lob bekommen, aber damit hatte ich nicht gerechnet. In der Feedback-Runde sind natürlich auch noch Verbesserungspunkte angesprochen worden und bei den nächsten Treffen werden wir dieses Feedback uns auch noch mal vornehmen und analysieren.

Aber ehrlich: Das war geil! Danke!

https://instagram.com/p/zpuRcPhLtC/